Motip Dupli is een zogenaamd BRZO bedrijf omdat ze gebruikmaken van gevaarlijke stoffen als drijfgas in spuitbussen. BRZO bedrijven moeten voldoen aan een grote hoeveelheid bestaande en nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsveiligheid, externe veiligheid en rampenbestrijding. Om hieraan te voldoen en zelf de wijzigingen in de wet en regelgeving bij te houden en toe te passen is een enorme uitdaging. Motip Dupli is hiervoor geabonneerd op de online databank van RDMG uitgevers. Op basis van opgave van welke wet- en regelgeving van toepassing is, worden de wijzigingen door RDMG uitgevers bijgehouden en hierdoor ontstaat specifiek voor Motip Dupli een actueel register van wet- en regelgeving dat voor hen van toepassing is.

Ook Teijin Aramid in Delfzijl (ook een BRZO bedrijf) is al langer geabonneerd op de software van RDMG uitgevers. Dit hielp, maar niet genoeg. Nog steeds ontving Teijin wekelijks een overzicht met meer dan 50 wijzigingen. Dit betroffen wijzigingen die weinig tot geen impact op de organisatie hadden maar ook wijzigingen die een grote tot zeer grote impact konden hebben op de bedrijfsvoering. Het was dus noodzaak om alle wijzigingen te bekijken en in te schatten per item wat dit betekende voor het bedrijf. Dit was uiteraard een zeer arbeidsintensief proces en in praktijk zelfs niet altijd mogelijk.

NPAL Werkgroep Compliance
Teijin Aramid en Motip Dupli zijn beide lid van de werkgroep Compliance van het VGM cluster van NPAL. De leden van de werkgroep hebben de handen ineengeslagen en zijn gestart met een werkproces om te voldoen aan wet- en regelgeving waarbij de belangrijkste stappen zijn:

  1. Vastleggen welke wet- en regelgeving bepalend zijn per bedrijf voor de bedrijfsvoering en deze vastleggen in een register.
  2. Wijzigingen bewaken, beoordelen en maatregelen treffen.
  3. Borgen van de in het register opgenomen wet- en regelgeving.
  4. Vastleggen hoe dit proces is verankerd in de organisatie.

Voor het opstellen en beheren van het register heeft Teijin Aramid de hulp ingeroepen van een externe adviseur. Door die adviseur worden halfjaarlijks alleen de wijzigingen doorgegeven en wordt besproken wat de mogelijke impact voor de bedrijfsvoering is of kan zijn. Om het ‘compliant zijn’ aantoonbaar te maken is de compliance module zo ingericht dat met deze tool zogenaamde borgingsdocumenten kunnen worden gegenereerd. Met de inzet van de externe adviseur bij het beheren van het register en de implementatie van de Compliance tool kan aan de stappen van het hierboven beschreven werkproces worden voldaan.

Leren van elkaar en met elkaar
Teijin heeft grote, langjarige kennis en ervaring met compliance. Motip Dupli wil hiervan graag profiteren. Aanleiding voor Motip Dupli om meer aandacht te besteden aan compliance management zijn o.a. de nieuwe ISO 9001:2015 en 14001:2015 normen. Hierin wordt gevraagd dat Motip Dupli een totaal overzicht van de compliance status kan weergegeven en inzichtelijk is welke risico’s en kansen daaruit voortvloeien.

Jacob van Dijk, VAM coördinator van Motip Dupli: “Dankzij de werkgroep Compliance van NPAL zijn wij in contact gekomen met Teijin Aramid over dit onderwerp en was het mogelijk om kennis en ervaringen te delen. Teijin heeft ons in contact gebracht met haar externe adviseur en Hans Porre van Teijin is bereid over de schouder van ons mee te kijken hoe we compliance management bij Motip Dupli gaan vormgeven”. “De winst is al binnen met het advies om bij het register en de compliance tool onderscheid te maken in indirect en direct werkende wet- en regelgeving. Bij indirect werkende wet- en regelgeving is ervoor gekozen om geen taken eraan te koppelen. Het betreft hier zaken die bijvoorbeeld situationeel voorkomen. Dit maakt het invullen van de tool een stuk eenvoudiger en overzichtelijker”.

Teijin Aramid Delfzijl produceert de grondstoffen voor hoogwaardige synthetische aramide vezels die in Emmen worden geproduceerd. De eigenschappen van deze vezels – sterkte, duurzaamheid, veiligheid, warmtebestendigheid en een laag gewicht –  maken dat ze voor veel uiteenlopende toepassingen geschikt zijn. De vezels worden wereldwijd gebruikt in onder andere remblokken, autobanden, touwen en kabels, maar ook in bruggen, kogelwerende vesten en zeiljachten. In Delfzijl werken ongeveer 270 mensen.

Motip Dupli Wolvega produceert jaarlijks 80 miljoen spuitbussen en is daarmee de nummer 1 in Europa op het gebied van ontwikkeling, productie en distributie van spuitbusverf en lakstiften. Plamuren, kwastblikken, triggers en flacons completeren het totaalconcept. Belangrijkste afzetmarkten zijn automotive, doe-het-zelf en industrie. In Wolvega werken ongeveer 220 mensen.