Beschrijving
Eén keer per jaar houdt Swedish Match een veiligheidsdag op een neutrale locatie met daarin veiligheidsgerichte activiteiten. Gedurende het eerste dagdeel wordt door de aanwezigen een discussie gevoerd over veiligheid gerelateerde zaken. Hierin komen onder andere de volgende vragen aan bod:  ‘Welke processen willen we uitvoeren gericht op veiligheid? Welke processen voeren we nu al uit ter verbetering van de veiligheid? Hoe zijn de taken verdeeld tussen de Veiligheidscommissie en de Arbo-commissie, zodat overlap voorkomen wordt? Als locatie wordt gekozen voor een bedrijf of plek waar nieuwe interessante technieken aanwezig zijn, die mogelijk door Swedish Match kunnen worden gebruikt. Hierdoor kunnen de deelnemers vanuit Swedish Match direct kennismaken met deze technieken en gaan ze het gesprek aan over het mogelijke gebruik ervan. Tijdens het tweede dagdeel wordt een activiteit georganiseerd die gerelateerd is aan veiligheid. Zo is er op de eerste veiligheidsdag een parcours uitgezet met obstakels. Dit parcours moeten de aanwezigen, vast aan een touw, geblinddoekt doorlopen. Aan het einde van het parcours wordt een vragenlijst ingevuld over de onveilige situaties die ze tegenkwamen. Het parcours met de onveilige situaties wordt vervolgens besproken en gespiegeld aan de veiligheidssituatie binnen Swedish Match. Hierdoor worden de medewerkers zich bewuster van veilig werken. Het aantal aanwezigen op een veiligheidsdag ligt op 10% van het gehele personeel, dit komt uit op 10 tot 12 personen. Hier is bewust voor gekozen omdat deze groepsgrootte het mogelijk maakt om een goede discussie te voeren tussen veiligheidscommissie, Arbo-commissie en het MT. Er is dan ook sprake van een gelijke verdeling in de vertegenwoordiging van de veiligheidscommissie, Arbo-commissie en het MT.

Aanleiding(en)
Swedish Match is begonnen met de organisatie van de veiligheidsdag, omdat verander- en verbetertrajecten op het gebied van veiligheid niet goed vastgelegd werden. Het was niet duidelijk was welke verbeterende stappen al genomen waren. Hierdoor was het lastig om doorgevoerde veranderingen te benoemen tijdens inspecties. Dit bleef continu naar voren komen bij de managementreviews aan het eind van het jaar. Nu worden alle verbeteringen en veranderingen puntsgewijs gedocumenteerd en tijdens de managementreview besproken. Een andere aanleiding is dat Swedish Match een BRZO-bedrijf is geworden waarbij, naast de Arbo-commissie, ook een veiligheidscommissie in het leven is geroepen. Daarom is een goede communicatie en structuur van belang, zodat ieder op de hoogte is van zijn eigen verantwoordelijkheid en taken.

Effect(en)
De organisatie van de jaarlijks terugkerende veiligheidsdag heeft tot verschillende zichtbare effecten geleid. De betrokkenheid van de bedrijfsdirecteur is enorm gegroeid, waardoor de afstand tussen het MT en de medewerkers kleiner is geworden. Op de veiligheidsdag krijgt een operator namelijk de kans om op een gelijkwaardig niveau te communiceren met een bedrijfsdirecteur.
Ook is er tegenwoordig veel minder discussie over wie waar verantwoordelijk voor is, omdat daar op de veiligheidsdag duidelijke afspraken over worden gemaakt. Een lid van de veiligheidscommissie zal zich bijvoorbeeld niet bemoeien met de taken van een Arbo-commissielid.
Daarnaast zorgt de veiligheidsdag er ook voor dat meer informatie afkomstig is vanaf de werkvloer en dat, met name de Arbo-commissie, meer betrokken is bij de verbeteringen op het gebied van RI&E.

De implementatie van de veiligheidsdag verliep overigens vlekkeloos, aangezien Swedish Match al 10 tot 15 jaar werkt met de Kaizen-methode (het samen met mensen ononderbroken veranderen, vernieuwen en verbeteren). Het personeel is gewend aan een actieve betrokkenheid bij verandering en de bedrijfsdirecteur erkent de waarde hiervan.
Het effect van de veiligheidsdag is tot slot merkbaar doordat de betrokkenheid van de mensen in de veiligheidscommissie en de Arbo-commissie steeds groter wordt. Hierdoor ontstaat ook vertrouwen in het verbeteren van de veiligheidsprestaties.

Succesfactoren
Verschillende factoren liggen ten grondslag aan het succes van de veiligheidsdag. Een eerste is dat op een speelse en ongedwongen manier saamhorigheid gecreëerd wordt. Ook wordt deze dag gezien als een secundaire beloning. Het is een informatieve dag, maar ook een leuk uitstapje met collega’s. Hierdoor ontstaat meer betrokkenheid, waardoor de ambassadeursrol begint te spelen. Een andere succesfactor  is de manier waarop het MT erin staat. Het MT communiceert op een gelijkwaardig niveau met de medewerkers, waardoor deze een gezamenlijk doel krijgen: het creëren van een veilige werkplek. Doordat deze dag wordt gehouden op een neutrale locatie worden drempels weggenomen, waardoor alles besproken kan worden en de oogkleppen van de werkvloer afgaan. Het management is bereid om kosten en uren beschikbaar te stellen. In feite is voor veiligheid geen budget vastgesteld. Als een verandering nodig is ter verbetering van de veiligheid en dit kan goed onderbouwd worden, dan wordt het geïmplementeerd.

Valkuilen
Er zijn geen directe valkuilen te noemen, omdat het in de vorm van een ‘uitje’ wordt uitgevoerd. Hierdoor wordt iedereen enthousiast en geeft het geen gevoel van extra inspanning. Echter is het wel van belang dat de besproken zaken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Een valkuil kan hierin zijn dat er geen follow-up wordt gegeven aan de uitkomsten.
De hindernis die werd ondervonden bij de ontwikkeling en implementatie van de veiligheidsdag is dat het lastig is om een dag in te plannen dat alle deelnemers beschikbaar zijn, inclusief de ploegenmedewerkers.

Borging
De veiligheidsdag wordt jaarlijks opgenomen in de planning van de commissies. De afstemmingen worden geborgd in het beleid en de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de commissies.

Evaluatie
De veiligheidsdag is voor Swedish Match een enorm succes. Het levert vertrouwen op bij de medewerkers doordat het een terugkomend concept is en daardoor is het herkenbaar voor de medewerkers.

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.