Eigen kennis opbouw, meer betrokkenheid van personeel en minder storingen door inbesteding onderhoudswerk bij DOCKaas op basis van een sterke business case.

Beschrijving

DOCKaas heeft een aantal jaren geleden besloten om een deel van de onderhoudswerkzaamheden weer door eigen monteurs te laten verzorgen in plaats van het te laten uitvoeren door een contractor. Als gevolg hiervan zijn er extra dagdienstmonteurs aangenomen. De dagdienstmonteurs voeren preventief onderhoud uit en doen kleine modificaties. Storingsmonteurs, die werken in 5 ploegendienst, zijn meer allround. Naast het oplossen van storingen voeren zij ook werkorders uit en signaleren verbeteringen. De lijn tussen productie en technische dienst is heel kort, zowel op kantoor als op de werkvloer. Hierdoor ontstaat een prettige samenwerking waarbij mensen elkaar makkelijk aanspreken en er snel gehandeld kan worden. Alleen bij de periodieke  stops,  is het nog nodig om extern mensen in te huren. De monteurs worden aangestuurd door werkvoorbereiders. Zij bereiden werkorders voor, coördineren dagelijkse werkzaamheden en grote onderhoudsstops, en sturen ook externe serviceverleners aan. De maintenance engineers zijn verantwoordelijk voor het opstellen van onderhoudsconcepten, maar ook het voorstellen van kostenbesparingen en doorvoeren van verbeteringen.

Aanleiding

In de oude situatie was DOCKaas volledig afhankelijk van contractors. De kennis lag compleet bij externe partijen en was niet meer in het bedrijf zelf aanwezig. Als er een storing was werd de contractor gebeld. Onbewust leidde dit tot gemakzucht en het was een dure oplossing. Bovendien bepaalden contractors het onderhoudsbudget. En hier zat geen stimulans op om van dat budget geld over te houden. Door over te stappen op het onderhoud door eigen personeel raakten monteurs meer betrokken bij het werk en ontstond er meer eigenaarschap. Het aantal storingen ging hierdoor aanzienlijk omlaag. Er werd op kosten bespaard en tegelijkertijd wordt de beschikbaarheid van de productiemiddelen vergroot.

Implementatie

Het plan om van uitbesteden naar inbesteden over te gaan werd door monteurs, engineers en werkvoorbereiders enthousiast ontvangen. Zij zagen zelf ook in dat het beter kon dan dat het liep. Bij de start werd het eigen personeel intensief getraind om de benodigde kennis bij te spijkeren. Gevolg is ook dat monteurs en operators onderling nu meer discussiëren over de werkzaamheden en dat heeft een positief effect op de gehele technische dienst.

Weerstand kwam er in eerste instantie uit de hoek van de contractors. Zij zagen de dreiging van minder werk. Maar er zullen altijd onderhoudswerkzaamheden zijn waarvoor contractors nodig blijven of specifieke kennis over een installatie die bij de leverancier ligt. Verder trainen de contractors ook de monteurs. Het voordeel voor de contractors is nu dat de ad hoc storingen door het bedrijf zelf opgelost worden. Contractors kunnen beter plannen wanneer zij nodig zijn en daar beter rekening mee houden.

De steun van productie en directie was cruciaal in het soepel implementeren van de nieuwe werkwijze. Korte lijnen met productie dragen bij aan een betere samenwerking tussen operators en monteurs. Daarnaast is DOCKaas in 2016 gefuseerd met DMK Group, een Duits bedrijf. In Duitsland is het veel gebruikelijker om zelf onderhoudswerk te doen. De nieuwe werkwijze past beter in het beleid van het concern. Hierdoor was het gemakkelijk om goedkeuring voor de nieuwe plannen te krijgen van de directie.

Effecten

Misschien wel het meest belangrijke effect van het inbesteden van onderhoudswerk is de vergrote betrokkenheid en het eigenaarschap op de werkvloer. Personeel denkt veel meer proactief mee. Als gevolg daarvan is het aantal storingen de afgelopen jaren flink gedaald en dus de beschikbaarheid van de productiesystemen gestegen. Ondanks dat er extra personeel is aangenomen heeft DOCKaas ook de kosten op het gebied van onderhoud weten te verlagen.

Succesfactoren

Het plezier in het werk bij de technische dienst heeft aanzienlijk bijgedragen aan het succes van de inbesteding. Monteurs zijn leergierig, voelen zich verantwoordelijk voor het draaiende houden van de fabriek en sparren met collega’s over mogelijke verbeteringen.

De korte lijnen op de werkvloer zijn ook terug te vinden op kantoor. De managers van productie en technische dienst zitten letterlijk naast elkaar in één kantoor. Zo kan er snel gehandeld worden bij problemen en kunnen conflicten beter opgelost worden. Bovendien heeft het een positief effect naar de monteurs en operators toe wanneer de managers goed samenwerken.

Valkuilen

Met de omschakeling van uitbesteden naar inbesteden moest het bedrijf zelf veel meer onderhoud doen en dat was, zeker in het begin,  wennen. Verbeterpunt is nog steeds de logistiek in het magazijn. DOCKaas moet nu zelf onderdelen bestellen en beheren. De logistiek hierachter was compleet nieuw voor DOCKaas en verliep eerst ook zeker niet vlekkeloos. Naar mate het bedrijf meer ervaring hierin krijgt gaat het beter.

Een tweede punt is dat de storingsmonteurs en dagdienstmonteurs elkaar soms bijna niet tegenkomen vanwege verschillende werktijden. Ook sommige monteurs en leidinggevenden zien elkaar bijna niet. De briefing naar de storingsmonteurs die in ploegendienst werken is daarom belangrijk, zij weten niet altijd wat er dagelijks is gebeurd.

Evaluatie

Het veranderen van uitbesteden naar inbesteden heeft tot dusver een positief resultaat opgeleverd. Zo is het aantal storingen  minder geworden en het personeel heeft plezier in het nieuwe werk. De volgende stap voor DOCKaas is om nog proactiever te worden in het onderhoud. Hiervoor wordt 1e lijns onderhoud door operators  ingevoerd. Zij gaan eenvoudige onderhoudswerkzaamheden uitvoeren.  Operators krijgen hierdoor extra kennis waardoor ze niet meer afwachten tot er een storing is, maar actief ingrijpen bij afwijkingen.

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.