Samen met operators RI&E’s opstellen, om hun veiligheidsbewustzijn te vergroten en als bedrijf een beter en ander inzicht te krijgen in de bestaande risico’s.

Beschrijving

FrieslandCampina gaat in gesprek met de operators van verschillende afdelingen. Tijdens dit gesprek worden hun taken, werkzaamheden en werkwijzen besproken, om in beeld te krijgen hoe ze alles precies uitvoeren Dit wordt vervolgens uitgeschreven en aan de hand daarvan worden risico’s in kaart gebracht. Deze uitwerking wordt besproken met de operators en aan de hand hiervan wordt gezamenlijk gekeken naar de risico’s. Vanuit hier wordt direct de RI&E gezamenlijk opgesteld, waarvoor ook direct een eigenaar wordt aangewezen. Deze eigenaar is verantwoordelijk voor de aanpassingen van de RI&E en de SHE-afdeling bespreekt de RI&E regelmatig met deze eigenaar. De operators kunnen zelf, samen met de eigenaar van het document, de RI&E’s aanpassen. De SHE- afdeling moet daarvan alleen maar op de hoogte worden gesteld. De RI&E wordt ook als opleidingsdocument voor nieuwe medewerkers gebruikt, zodat zij zich bewust worden van de risico’s op hun werkplek. Van alle operators wordt verwacht dat zij meedenken over de risico’s, dus het is niet vrijblijvend. Het duurt ongeveer twee jaar om iedereen de eigen risico’s te laten bepalen en het verschilt per afdeling hoe lang het opstellen van de RI&E duurt. Telkens wordt gekeken naar wat er nodig is om een risico weg te nemen. Hieruit ontstaat een actielijst of plan van aanpak waar invulling aan moet worden gegeven, maar ook voor het nemen van initiatieven ter verbetering van de veiligheid op de werkplek.

Aanleiding(en)

Anderhalf jaar geleden werd duidelijk door een externe audit dat de RI&E wettelijk wel voldeed, maar niet leefde op de werkvloer. De RI&E werd door de SHE-afdeling opgesteld, maar daarin werden de operators nooit betrokken. Ze werden niet uitgedaagd om over de risico’s in hun werkzaamheden na te denken.

Effect(en)

In eerste instantie werd niet door iedere operator enthousiast gereageerd, omdat zij van mening waren dat de manier waarop zij werkten goed was. Niet eerder was hen gevraagd om hun eigen werkplek en handelen zo kritisch te bekijken. Door het vertrouwen dat gegeven is aan de operators zijn zij uiteindelijk enthousiast geworden.

Het gezamenlijk bespreken van de RI&E levert een open cultuur op, waarin medewerkers op een andere manier met elkaar omgaan en elkaar gemakkelijker durven aan te spreken. Daarnaast heeft het geleid tot een verbeterde risicoherkenning van de operators, hun veiligheidsbewustzijn is vergroot Als een gevolg daarvan, komen operators met eigen initiatieven om de risico’s te verkleinen of weg te nemen en de plant veiliger te maken.

Het opstellen van een gezamenlijke RI&E heeft ook geleid tot een andere samenwerking met contractors. Waar contractors voorheen directief werden aangestuurd en de risico’s gewoon werden gedeeld, wordt hen nu gevraagd om zelf over de risico’s na te denken. Het is wel lastig om vast te stellen of deze implementatie effect heeft op het aantal (bijna)ongevallen.

Succes factoren

Een van de succesfactoren van het gezamenlijk opstellen van de RI&E is dat samen met de operators de risico’s worden bepaald. Hierdoor komen meer en andere risico’s boven tafel dan van tevoren enkel door de afdeling SHE vastgesteld kan worden. Daarnaast door in gesprek gaan met elkaar over de risico’s maakt men het risicobewustzijn groter bij de operator, maar wordt de afdeling SHE ook beter bekend met de risico’s van de plant. Daardoor ontstaat er uiteindelijk een veiligere plant.

Uit de samenwerking met de operators ontstaan actiepunten. Langzaamaan vinden veranderingen plaats in de fabriek die enkele belangrijke risico’s wegnemen.

Door op elke afdeling iemand van tevoren aan te stellen als eigenaar van de RI&E wordt het een levend document, omdat de eigenaar de RI&E aan kan passen wanneer dit nodig is.

Het management ziet het belang van deze verandering in, omdat het MT voorheen ook niet goed op de hoogte was van de bestaande risico’s.

Valkuilen

Duidelijk is geworden dat door het gezamenlijk opzetten van de RI&E meer risico’s boven tafel komen. Om de medewerkers betrokken te houden, moet er ook opvolging gegeven worden aan die meldingen. Op dit moment is er niet voldoende tijd en capaciteit om al deze risico’s aan te pakken, dus moeten de juiste prioriteiten worden gesteld. Dit moet duidelijk gecommuniceerd worden aan de medewerkers.

Op dit moment is er bij de eigenaren van het de RI&E’s nog onvoldoende eigenaarschap. Dit begint wel langzaamaan te groeien. Eigenaren zijn nog teveel gewend om het aan de SHE-afdeling over te laten in plaats van het probleem of risico direct zelf op te lossen. Daar komt bij dat niet alle medewerkers niet even bedreven zijn met de computer.

Voor dit proces moet ruim de tijd worden genomen, zodat iedereen daar goed in wordt betrokken. Als organisatie moet men dit niet te snel willen doorvoeren.

Borging

De borging vindt plaats door middel van de interne en externe audits die gedaan worden. Verder houdt de afdeling SHE regelmatig gesprekken met de eigenaar van de RI&E om de risico’s door te spreken. Dit is ook van belang, omdat de RI&E up to date moet zijn voor nieuwe medewerkers.

Wanneer er een melding is gemaat van een risico of incident, wordt dat door middel van een ‘dare-to-share’ (een veiligheidsbericht) gedeeld met alle andere locaties van FrieslandCampina. Dit zorgt ervoor dat iedereen bewust gaat nadenken of datzelfde risico geldt op de eigen afdeling. Medewerkers worden daarom regelmatig uitgedaagd om opnieuw naar hun werkplek te kijken.

Evaluatie

Het is niet duidelijk of het een blijvend effect heeft, maar tot nu toe zijn er nieuwe risico’s en inzichten naar voren gekomen door in gesprek te gaan met de operators. Het ligt niet meer volledig in handen van de SHE-afdeling, want medewerkers worden uitgedaagd om mee te denken.

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.