Beschrijving
NUON maakt gebruik van contractors voor de uitbesteding van bepaalde werkzaamheden. Deze contractors zijn voor een langere periode aan het werk voor NUON en begeven zich ook op het terrein van NUON. Dit houdt in dat de contractor moet werken volgens de VGM-eisen van NUON, maar hierin heeft NUON ook haar verantwoordelijkheden. NUON heeft een Excel-bestand waarin vooraf is vastgesteld waar de contractor op beoordeeld wordt. Dit bestand bestaat uit een aantal aspecten, waaronder: VGM, organisatie en kwaliteit. Deze aspecten komen ook naar voren in de beoordeling van de contractor over NUON. Het Excel-bestand is zo ingericht dat degene die het invult enkel een waardering hoeft aan te geven (0= n.v.t. t/m 5=zeer goed) en het Excel-bestand berekent dan de eindscore. Het Excel-bestand met daarin de evaluatie over NUON wordt voorafgaand opgestuurd naar de contractor. NUON beschikt over twee evaluatieformulieren. Het eerste evaluatieformulier is voor de beoordeling van contractors die korter dan 4 weken aan het werk zijn op het terrein. De contractor die langer dan 4 weken op het terrein werkzaam is, heeft een uitgebreider evaluatieformulier. Aan beide evaluatieformulieren zit het evaluatieformulier van NUON gekoppeld.

Aanleiding(en)
Een specifieke aanleiding voor de invoering van een gezamenlijke evaluatie is er niet. NUON vindt het belangrijk dat de contractor ook een kans krijgt zijn stem te laten gelden. NUON heeft deze gezamenlijke evaluatie ook ingevoerd om de eigen prestaties ook in kaart te krijgen.

Effect(en)
Voorheen werd alleen de contractor tijdens een evaluatie beoordeeld en werd de evaluatie een eenzijdig gesprek. Na de invoering en het ontwerp van het Excel-bestand hebben contractors meer mogelijkheden gekregen om ook hun mening te geven en de uitbesteder te beoordelen. De contractors hebben hierbij aangegeven het gevoel te hebben ook inspraak te hebben in de samenwerking en dit te waarderen. Daarnaast biedt de gezamenlijke evaluatie een gevoel van partnerschap tussen uitbesteder en contractor door op een gelijkwaardige manier in gesprek met elkaar te gaan en elkaar te beoordelen.

Succes factoren
De gezamenlijke evaluatie stelt zowel de contractor als de uitbesteder in staat om te verbeteren. Door de evaluatie wordt voor beide partijen duidelijk op welke punten zij nog vooruitgang zouden kunnen boeken.

Valkuilen
Een valkuil kan zijn dat de contractor voorafgaand aan het gesprek de evaluatie niet heeft ingevuld en het hierdoor geen gezamenlijke evaluatie meer is. Daarnaast is het belangrijk dat deze documenten naar de juiste personen worden toegestuurd, zodat ze ook daadwerkelijk worden ingevuld. Ook is de juiste persoon hierin belangrijk, omdat de beoordeling wel naar waarheid ingevuld moet worden, zowel positief en negatief. Degene die de beoordeling invult moet wel bekend zijn met de werkzaamheden en het verloop van de samenwerking.

Borging
De beoordeling van de contractors aan de hand van de evaluatie wordt bijgehouden in het SAP-systeem. Hierdoor blijven de prestaties van de contractor overzichtelijk. Daarnaast wordt het Excel-bestand bijgewerkt wanneer geconstateerd wordt dat dit nodig is.

Evaluatie
De gezamenlijke evaluatie tussen uitbesteder en contractor betreft ook direct de evaluatie van het Excel-bestand. Het Excel-bestand wordt aangepast waar nodig en op die manier up to date gehouden.

 

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.