Een database die de NAM in staat stelt op een overzichtelijke, en geverifieerde, manier inzicht te krijgen in het VGM management systeem en de veiligheidsprestaties van contractors en op basis daarvan een gemakkelijk een keuze kan maken voor contracting (voor-selectie).

Beschrijving

NAM maakt gebruik van de First Point Assessment database (FPAL-database) waarin alle informatie is verwerkt dat relevant is voor een uitbesteder bij de contractorselectie. NAM stelt verplicht aan de contractors zich te registeren in de FPAL-database. Deze FPAL-database wordt beheerd door het bedrijf Achilles. Met deze database kan gezocht worden naar relevante contractors voor een brede selectie van services en materialen . Er kan gekozen worden voor een basisregistratie of een advanced-registratie. Hierbij geeft NAM de voorkeur aan advanced-registratie inclusief een verificatie (FPAL-Verify). Er wordt verwacht van de contractor dat deze zelf het systeem invult. Dit wordt gedaan aan de hand van de vragenlijst. De registratie in het systeem moet ook regelmatig vernieuwd worden. De contactgegevens, de te bieden services of producten en de werkwijze op het gebied van Financial, Legal, Ownership, Associated companies, HSE and Quality staan hierin vermeldt. Aan de hand van deze registratie toetst FPAL of de gegevens correct zijn, de Advanced Registration Questionnaire (ARQ). De ARQ is voor NAM niet voldoende, zij willen FPAL Verified. Dit houdt in dat de informatie wordt geverifieerd door het bedrijf Achilles, die een auditor stuurt naar de contractor. De auditor verifieerd alleen Health & Safety, Environment and Skills, Competence & Training tijdens de audit. Deze audit duurt twee dagen. Uit deze audit komt een verify rapport naar voren en dit rapport vormt de basis voor het profiel van de contractor. Elke twee jaar vindt weer opnieuw een controle plaats. Op basis van de opnieuw uitgevoerde controle, wordt de contractor beoordeeld met cijfers. NAM eist op het gebied van Health & Safety, Environment and Skils minimaal een 8 als score. Aan het einde van de contractperiode of tijdens de contractperiode, afhankelijk van de duur van het contract, vindt een evaluatie plaats. Dit wordt de performance feedback genoemd en is opgenomen in de FPAL-database. Tijdens deze evaluatie zitten de uitbesteder en contractor samen en nemen ze de stappen gezamenlijk door. Hierin worden ook de scores besproken van de contractor. Op deze scores heeft de contractor ook invloed. Wanneer ze het eens zijn over de scores dan worden deze ingevoerd in de FPAL-database.

Aanleiding(en)

de FPAL-database is 22 jaar geleden ontstaan toen de olie prijs erg laag was en de uitbesteders en de aanbieders samen een methode hebben bedacht om aanbestedingen leaner en dus goedkoper te maken.. Daarom is er ook gekeken naar het proces om contractors te vinden en te selecteren. De FPAL-database biedt NAM de mogelijkheid om op een efficiëntere manier de beschikking te hebben over mogelijke contractors.

Effect(en)

De FPAL-database heeft zich over de jaren verder ontwikkeld, zoals het aspect ‘verify’ dat later is toegevoegd aan de database. Evenals de ‘performance feedback’. Daarnaast is er ook weerstand geweest vanuit de contractors, omdat veel tijd verloren ging aan het invullen van de registratie terwijl de voordelen nog niet werden herkent. Inmiddels zien de contractors dit niet meer als een obstakel, omdat NAM dit onderdeel direct meeneemt tijdens de contracting. De gegevens die nodig zijn voor de FPAL-database zijn dan al ingevuld, waardoor het geen extra tijd in beslag neemt voor de contractor.

Succes factoren

De FPAL-database is een makkelijk systeem dat voor zowel uitbesteder als contractor goed benaderbaar is. Het is een overzichtelijke database die voor beide partijen overal beschikbaar is met de toegewezen inlogcodes.

De database biedt NAM de mogelijkheid om op een overzichtelijke manier een trend te zien in de prestaties van een mogelijke contractor. Daarnaast kan de contractor ook zijn eigen prestaties volgen en die vervolgens vergelijken met andere contractors. Hierdoor kan de contractor zien waar hij staat tegen opzichte van de anderen. Deze scores kan de contractor ook gebruiken voor eventuele andere opdrachten bij andere uitbesteders.
(?).Ook biedt deze database de mogelijkheid aan de contractor om NAM te beoordelen op de samenwerking en de prestaties, wat direct terug is te zien in de database.

Valkuilen

Een auditor is drie dagdelen bezig met het houden van een audit en tijdens deze audit wordt alleen gekeken naar de administratieve data. De auditor gaat niet de werkvloer op om de werkwijze van de contractor te controleren.

De database heeft Engels als voertaal, maar niet iedere contractor spreekt en/of schrijft goed Engels. Inmiddels zijn voor de audits Nederlandstalige auditors aangesteld.

Borging

De prestaties van de contractor worden opgeslagen in de FPAL-database. Deze prestaties worden om de twee jaar ge-audit door Achilles en weer opnieuw ingevoerd in de database. Na twee jaar aangesloten te zijn, wordt er een eendaagse audit gehouden waar wordt ingezoomd op de eerdere geïdentificeerde mankementen en de verbeteringen daarop.

De rol van FPAL wordt geborgd doordat er met een stuurgroep om tafel gezeten wordt. Deze stuurgroep komt twee keer per jaar samen. Hierin wordt de rol van FPAL (/Achilles) geëvalueerd. Ook is er een aparte groep die zicht richt op de ‘verify audits’, hier wordt geëvalueerd waar tegenaan gelopen wordt en waar nieuwe aspecten zijn bijgekomen die van belang zijn voor de audits.

Evaluatie  

De FPAL-database waar de Olie- en Gas bedrijven mee werken is FPAL. Achilles onderhoudt ook database voor andere inducstrieen en branches, zoals Chemie, Automotive, unitilies, etc.

 

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.