Door het gebruik van een beheerssysteem is het mogelijk om processen en procedures op een gestructureerde manier toegankelijk en interactief te maken voor gebruikers.

Beschrijving

Verwater maakt gebruik van een beheerssysteem dat processen en procedures aan proceseigenaren koppelt. De software zorgt ervoor dat de procedures gemakkelijk te gebruiken zijn, door de processen onder te verdelen in verschillende hoofdstukken. Op de afbeelding hieronder is het hoofdmenu te zien, waarin de hoofdstukken zijn onderverdeeld. Door deze overzichtelijke indeling weten medewerkers snel waar ze moeten zijn voor welk proces. Voor elk proces is een ‘proceseigenaar’ aangesteld. Het systeem laat bij elk proces zien wie dat is en wie dus verantwoordelijk is voor een wijziging, mocht er iets niet meer kloppen in de procedure. De medewerker kan direct commentaar toevoegen (plus eventueel een bestand) als er iets veranderd moet worden. Dit commentaar komt binnen 24 uur terecht bij de proceseigenaar. De proceseigenaar kan zien wie het commentaar heeft ingediend, zodat ze eventueel verder kunnen overleggen. Als het nodig is dat ook anderen op de hoogte worden gesteld van een mogelijke wijziging, dan kan het commentaar met meerdere personen gedeeld worden. De proceseigenaar heeft de taak om de procedures up-to-date te houden en is de eindverantwoordelijke voor de aanpassingen.

Aanleiding(en)

Een deel van Verwater maakte voorheen gebruik van het Intranet waarop de procedures en processen beschreven stonden onder verschillende fysieke bestanden. Hierin zat geen onderlinge structuur, waardoor medewerkers veel tijd kwijt waren met het vinden van de juiste processen of procedures.

Effect(en)

Het beheerssysteem helpt Verwater om de procedures weer levend te krijgen. Ook helpt het om te zorgen dat de medewerkers actief meedenken en een scherpe focus houden op de procedures. Het gebruik van de software zorgt voor een duurzame borging van alle procedures.

De software is geleidelijk geïmplementeerd. Langzaamaan gingen steeds meer regio’s binnen Verwater er gebruik van maken. Het aanwijzen van de juiste proceseigenaar is niet gemakkelijk, omdat het geen vrijblijvende taak is. Het is daarom belangrijk dat de directie hierin ondersteuning biedt. Voor dit beheerssysteem is budget vrijgemaakt, omdat men de voordelen van de software inziet.

Succes factoren

Het beheerssysteem is vanuit de gebruikerskant laagdrempelig, omdat medewerkers op een eenvoudige manier de juiste procedures kunnen vinden. Hierdoor is het draagvlak voor dit programma ook gegroeid, omdat de gebruikers niet lang hoeven te zoeken voordat ze bij het juiste document zijn. De documenten en procedures zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor gebruikers duidelijk zien hoe de onderlinge verbanden zijn.

Wanneer onjuistheden in processen en procedures worden opgemerkt, biedt het programma de mogelijkheid om wijzigingen door te geven aan de proceseigenaar. Hiervoor is geen papierwerk nodig. Het is een kwestie van commentaar toevoegen aan proces of procedure en dan wordt dit gemeld bij de proceseigenaar. Voor de proceseigenaar is het eenvoudig om de verandering aan te passen en de processen en procedures beheersbaar te houden.

Valkuilen

Het is belangrijk om alert te blijven op de juiste instellingen van het systeem. Deze moeten overal in het programma goed staan. De instellingen geven proceseigenaren de juiste bevoegdheid tot het beheren van de processen en procedures waarvoor zij zijn aangesteld. De proceseigenaar draagt de verantwoordelijkheid voor het beheer van zijn processen. Van proceseigenaren wordt verwacht dat zij proactief handelen, zodat de procedures altijd kloppen. De QHSE-manager kan de proceseigenaar hier ondersteuning in bieden.

Borging

Door middel van deze nieuwe software zijn de processen en procedures geborgd, doordat medewerkers verantwoordelijk zijn gemaakt voor de procedures. De QHSE-manager houdt in de gaten of de proceseigenaren deze taak uitvoeren. Is dit niet het geval, dan worden proceseigenaren hierop aangesproken. Deze controle vindt maandelijks plaats.

Evaluatie

Het systeem wordt door de medewerkers als effectief en toegankelijk ervaren.

 

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.