Beschrijving
Een BRZO-bedrijf als Motip Dupli heeft te maken met veel wet- en regelgevingen. Om de wet- en regelgeving en de wijzigingen te kunnen beheren, heeft Motip Dupli voor een ondersteunend systeem gekozen. Dit systeem is ontwikkeld door TAUW. Het systeem is aan de ene kant een registratiesysteem voor bedrijfsrelevante wet- en regelgeving. Aan de andere kant is het een follow-up systeem. Hiermee wordt bedoeld dat het systeem (komende) wetswijzigingen aangeeft. Het bedrijf kan traceren wat een wetswijziging betekent en welke acties ondernomen moeten worden. Deze wijzigingen worden door externe ondersteuning tijdig gesignaleerd en verwerkt. Dit wordt periodiek aan Motip Dupli gerapporteerd. Het register voldoet aan alle wettelijke eisen en is op maat gemaakt, zodat uitsluitend de eisen die van toepassing zijn op het bedrijf worden opgenomen. De wettelijke eisen worden gekoppeld aan de bedrijfsactiviteiten van Motip Dupli en de daaraan verbonden Milieu- en Arbo aspecten. Hierdoor blijft het overzichtelijk voor Motip Dupli welke wet- en regelgeving voor welke bedrijfsactiviteit van toepassing is.

Aanleiding(en)
Voorheen maakte Motip Dupli gebruik van een Excel-bestand waarin de wet- en regelgeving beschreven stond. Het was met dit Excel-bestand onmogelijk om veranderingen in de wetgeving bij te houden. Het bestand werd te groot en daardoor onoverzichtelijk. Daarnaast leidde het ook niet direct tot actie, daar waar het wel nodig was.
Ook heeft Motip Dupli in het beleid opgenomen voortdurend te voldoen aan de wet- en regelgeving. Dit houdt in dat Motip Dupli zich volledig inzet om compliant te zijn en te blijven. Daarom is gekozen voor het systeem, omdat wordt aangegeven op welke gebieden het bedrijf compliant is en op welke gebieden er nog acties moeten worden ondernomen.

Effect(en)
De overgang van het Excel-bestand waar Motip Dupli voorheen gebruik van maakte, naar dit systeem heeft een positieve impact gehad. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het doorvoeren van de wetswijziging blijft bij Motip Dupli, maar er komt meer tijd vrij. Het bijhouden van de wijzigingen in wet- en regelgeving wordt namelijk overgenomen door een externe partij. Op dit moment is Motip Dupli nog bezig invulling te geven aan het systeem. De verwachting is dat in 2020 het systeem volledig is ingericht met alle wet- en regelgevingen en de bijbehorende bedrijfsactiviteiten.

Succesfactoren
Het managementteam is zich bewust van het belang van compliance en weet ook dat dit uitgedragen moet worden naar alle afdelingen om ervoor te zorgen dat compliance en het nieuwe systeem gaat leven.
Als er sprake is van een wetswijziging dan wordt hier een melding van gemaakt. Komt uit deze wijziging een actiepunt naar voren dan krijgt de desbetreffende afdeling een e-mail om dit op te pakken. Hierdoor blijft het beheersbaar. Daarnaast maakt dit systeem het ook mogelijk om vanuit je eigen omgevingsprocessen een link te kunnen leggen naar de basis, de wetgevingseisen. Medewerkers worden hierdoor bewuster van het feit dat veranderingen alleen doorgevoerd kunnen worden als aan de wet- en regelgeven is voldaan.
De inrichting van het systeem wordt gezamenlijk besproken. Daarnaast neemt de externe partij de verantwoordelijkheid over het melden van (aankomende) wetswijzingen. Deze brengt twee keer per jaar een bedrijfsbezoek over de wijzigingen, ook over de wijzigingen die eraan komen over een bepaalde periode, en over de gevolgen voor de bedrijfsactiviteiten. Hierdoor blijft men continu alert op de wet- en regelgeving.

Valkuilen
Een valkuil van het systeem is dat men snel geneigd is om door te schieten in een te grote detaillering. Dit moet voorkomen worden, aangezien er wel tientallen artikelen van toepassing kunnen zijn van één wet. De definiëring van de criteria heeft veel tijd in beslag genomen. Er moest zeker gesteld worden welk proces bij welke wetgeving hoort.

Borging
Er wordt uitgebreid aandacht besteed aan interne audits. Voor deze audits zijn twaalf mensen binnen Motip Dupli opgeleid, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de interne audits en de terugkoppeling in het systeem.

Evaluatie
Door het gebruik van dit beheerssysteem is Motip Dupli verbeterd op het gebied van compliance. Dit komt door het actief anticiperen op wetswijzigingen.

 

Wilt u meer informatie over deze Best Practice? Neem dan gerust contact op met NPAL.